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Blogeintrag

5 Tipps für Wissensmanagement in Confluence

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Wissensmanagement geht über das traditionelle Informationsmanagement hinaus und beinhaltet unter anderem folgende vier Kerntätigkeiten: (1) Erwerb von Wissen, (2) Entwicklung von Wissen, (3) Speicherung von Wissen und (4) die Nutzung von Wissen (Beerheide/Katenkamp 2011). Information vermittelt das „WAS“, während Wissen erst bei der Anwendung in einem Kontext oder bei der Verknüpfung mit dem eigenen Vorwissen entsteht, das heißt das Verstehen des „WARUM“ (Frost 2018).

 

Wie kann Confluence eingesetzt werden, um Wissensmanagement zu betrieben?

Confluence kann als ideale Unterstützung für Wissensmanagement genützt werden, um beispielsweise den Erwerb von Wissen zu fördern (z. B. durch Aufbau einer gemeinsamen Knowledge-Base) oder durch gleichzeitige Nutzung abteilungsübergreifend. Dadurch das ein Austausch zwischen Benutzern ermöglicht wird, können neue Erkenntnisse gewonnen werden bzw. bestehendes Wissen validiert werden.  Ein großer Vorteil bei Confluence ist die Möglichkeit, unterschiedliche Informationen zu speichern (zum Beispiel: Text, Video, Audio, interaktive Inhalte/Makros), um dem Anwender eine große Auswahlmöglichkeit für die Erfassung von Inhalten zu bieten. Bei der Nutzung bietet Confluence die Möglichkeit, Seiten gemeinsam zu bearbeiten und somit eine kollaborative Verwendung zu gewährleisten.

 

Lernen Sie im nächsten Teil nun 5 Tipps kennen, um Confluence ideal für Wissensmanagement zu nutzen:

 

1. Aufbau einer Knowledge-Base

In Confluence gibt es fertige Vorlagen, um einen Knowledge-Space aufzubauen. Es ist ratsam, eine gewisse Struktur zu definieren, damit die Organisation der Informationen funktioniert. Templates bieten die Möglichkeit, eine bestimmte Struktur vorzugeben. Somit müssen sich Anwender nicht mit der Formatierung der Seiten beschäftigen. Das Erstellen von Knowledge-Base Artikeln sollte gefördert werden (z.B. kleine Anerkennung für fleißige Inhaltsersteller), um den Erwerb von Wissen zu gewährleisten.

2. Fördern der Kommunikation

Confluence bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten, um die Kommunikation zwischen Mitarbeitern in unterschiedlichen Spaces (Bereiche) zu fördern.

Inline-Kommentare im TextKommentare für Seiten / ReaktionenBenachrichtigungscenter

Wenn ein Text in Confluence markiert wird, können direkt an bestimmten Passagen Kommentare hinzugefügt werden. Dies ermöglicht einen Review von Inhalten und einen Austausch zwischen Benutzern.


Um gesamte Seiten zu kommentieren, können Sie im untersten Bereich die Kommentarfunktion nutzen, um einen Dialog zwischen Nutzern zu ermöglichen. Wertvolle Seiten können mit einem „Gefällt mir“ markiert werden, um diese besonders hervorzuheben.

Nutzen Sie die „Teilen“ Funktion aktiv, um Ihre Kollegen und Kolleginnen relevante Confluence-Seiten zu teilen. Wenn eine Seite geteilt wird, erscheint eine Benachrichtigung im Benachrichtigungscenter.

3. Integration mit anderen Anwendungen

Um bestimmte Workflows zu unterstützen, ist es ratsam, sinnvolle Integrationen mit anderen Applikationen umzusetzen. Ein Standard Use-Case ist die Integration der Aufgabenverwaltung (Jira, Trello) mit dem Wissensmanagement. Zu bestimmten Zeitpunkten in Prozessen kann gewährleistet werden, dass gezielt Informationen bereitgestellt werden können, die im Workflow-Schritt benötigt werden  (z.B. detaillierte Use-Case Beschreibung in Confluence wird mittels Link auf Task bereitgestellt).

4. Erweiterung der Gestaltungsmöglichkeiten

Confluence bietet bereits eine Vielzahl an Funktionen, um unterschiedliche Arten von Inhalten zu dokumentieren. Für die Modellierung von Geschäftsprozessen und Szenarien können Plugins genutzt werden, um ein vollumfängliches Dokument zu erstellen. Eine Analyse der Anforderungen der Benutzer ist essenziell, um die geforderte Funktionalität bereitzustellen und passende Erweiterungen zu finden.

5. Nutzung von Vorlagen

Um den Zugang zu Wissensmanagement zu erleichtern, ist die Bereitstellung sinnvoller Vorlagen zu empfehlen. Benutzer können besser angespornt werden, wenn bei der Erfassung von Inhalten weniger Zeit mit Formatierung/Stil verbracht werden muss als mit dem Inhalt selbst. Confluence bietet bereits eine Bibliothek mit Vorlagen, es ist jedoch ratsam, eigene Vorlagen zu erstellen, die für den jeweiligen Anwendungsfall geeignet sind. Vordefinierte Vorlagen beinhalten meist Struktu-relemente, die nicht relevant und als „Lückenfüller“ zu klassifizieren sind.

 

Quellen:

Frost, J. F. (2018, 14. Februar). Wissensmanagement. Gabler Wirtschaftslexikon. https://wirtschaftslexikon.gabler.de/definition/wissensmanagement-47468/version-270732

 

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