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Blogeintrag

Ein Qualitätsmanagement-System in Confluence umsetzen

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Mit einer Handvoll Apps (Add-ons) lässt sich Atlassians Unternehmens-Wiki zu einem normenkonformen Qualitätsmanagement-System ausbauen.

Atlassian Confluence bringt bereits standardmäßig viele Funktionen mit, um ein einfaches QM-Portal zu realisieren, wie z. B. Update Streams, News/Blog-Module, automatisch generierte Dokumentenübersichten oder Kontaktlisten.

Im Beispiel in Abbildung 1 dient zusätzlich eine grafische Prozesslandkarte als Einstiegspunkt. Diese wurde mit der Diagramm-App draw.io für Confluence realisiert. Die App bietet umfangreiche Vorlagen, u.a. auch für das Visualisieren von Prozessen mittels BPMN-Diagramm.

Templates und Blueprints in Confluence lassen sich nutzen, um QM-Dokumente schnell und einfach zu erstellen und ein einheitliches Erscheinungsbild zu fördern. Möchte man genauere Vorgaben bzgl. Struktur und Inhalt der Dokumente machen, so bietet sich eine Formular-App wie z. B. Scaffolding an. Die Confluence-Seite wird dann beim Editieren in einem eigenen Formular-Modus geöffnet. Auf diese Weise kann man nicht nur den Aufbau des Dokuments fixieren (im Gegensatz zu frei editierbaren Confluence-Seiten), sondern auch per Auswahlliste sicherstellen, dass z. B. Arbeitsmittel in allen Dokumenten einheitlich bezeichnet werden. Auch können Pflichteingaben definiert werden, ohne die eine Seite nicht abgespeichert werden darf (eine Arbeitsanweisung muss z. B. Verantwortlichkeiten und Arbeitsgänge definieren, damit sie später überhaupt umgesetzt werden kann).

Confluence Screenshot 1
Abbildung 1: Startseite QM-Portal

Mit der ISO 9001:2015 ist die Dokumentation eines QM-Systems grundsätzlich freier und flexibler geworden (so wird z. B. ein QM-Handbuch nicht mehr explizit gefordert). Trotzdem bedarf es in Confluence einiger Anpassungen, um das Erstellen und Aktualisieren sowie die Lenkung von dokumentierter Information normenkonform umzusetzen.

In der Standardversion bietet das Tool zwar eine automatische Versionierung und verschiedene Kollaborationsfunktionen (wie Collaborative Editing, Page/Inline Comments, Notifications, Mentions oder Shares). Es gibt jedoch keine Möglichkeit, Workflows zu definieren oder Berechtigungen auf Seiten dynamisch zu vergeben. Abhilfe schafft hier die App Comala Workflows, mit der man individuelle Review- und Freigabeprozesse konfigurieren kann. So ist sichergestellt, dass alle Mitarbeiter/innen stets die zuletzt freigegebene Version eines Dokuments sehen, während das QM-Team parallel dazu im Hintergrund die nächsten Verbesserungen einarbeitet.

Die Kombination von Comala Workflows mit Scaffolding sowie der Metadata-App von Comalatech macht es schließlich möglich, Dokumente gezielt an unterschiedliche Workflows zu koppeln. Dokument- und Prozessdaten wie Bearbeitungs- und Freigabedatum, die aktuell freigegebene Version oder von wem das Dokument zuletzt geprüft bzw. freigegeben wurde, können in Form einer Lenkungszeile vollkommen automatisiert ausgelesen werden (siehe Abbildung 2).

Confluence Screenshot 2
Abbildung 2: Anzeige von Dokument- und Prozessdaten in der Confluence-Seite

Alle in diesem Beitrag vorgestellten Apps für Confluence können Sie über den Atlassian Marketplace kostenlos testen.
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