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Blogeintrag

Genießen Sie Ihren Sommer - Eine Geschichte von Jira Scripting und Automatisierungen

Tool-Expertise  Task-Management-Tools 

Jira-Automatisierung? Das ist doch nur eine Spielerei! So reagieren viele, teilweise auch aus Unkenntnis. Doch hinter Automatisierungen stecken harte Zahlen - von Risikovermeidung bis zu Kosteneinsparungen. Im folgenden Beitrag erfahren Sie, wie Sie Ihren Sommer genießen können, statt wiederkehrende Tätigkeiten in Jira zu erledigen. Jira ist dafür da, Ihnen das Leben leichter zu machen!

Jira! Das ist etwas für Projektmanager - damit haben wir hier nichts zu tun!

Jira-Automatisierung? Das ist doch nur eine Spielerei!

So reagieren viele, teilweise auch aus Unkenntnis. Doch hinter Automatisierungen stecken harte Zahlen - von Risikovermeidung bis zu Kosteneinsparungen.

Im folgenden Beitrag erfahren Sie, wie Sie Ihren Sommer genießen können, statt wiederkehrende Tätigkeiten in Jira zu erledigen.

Work Smarter, Not Harder

Warum automatisieren?

Wenn wir als Berater zu Teams eingeladen werden, die bei ihrer Reise mit Atlassian-Produkten erst am Anfang stehen, so begegnen wir oft noch Skepsis. Wir hören dann Sätze wie „Dieses Ganze Ticket-Anlegen und Ticket-Bearbeiten, das ist doch nur etwas für die Projektmanager!“ oder auch „Warum sollen wir hier bei F&E deren Arbeit machen? Wir wollen doch nur das eine: Großartige Produkte entwickeln!

Hinter solchen Äußerungen steckt systemisch gesehen oft eine Sorge vor zu viel administrativem Overhead, die aus unternehmerischer Sicht ja nicht von der Hand zu weisen ist. Als Berater und zertifizierte Atlassian-Spezialisten schließen wir aus dieser Wahrnehmung von Jira als „Mehrarbeit, dass hier nicht das volle Potential der Toolchain ausgenutzt wird. 
Im Klartext: Wenn Jira Ihnen Mehrarbeit verursacht, dann läuft etwas verkehrt!

Jira ist nämlich exakt dafür da, Ihnen das Leben leichter zu machen. Das Ziel muss es sein, dass weniger repetitive Tätigkeiten wie das Prüfen und Abgleichen von Daten, Checklisten etc. ausgeführt werden. 

Hinzu kommt noch der Aspekt der Fehlerrate - auch hier fragen wir als Berater berufsbedingt gern nach. Funktionieren bestimmte Prozessschritte nur, wenn die Mitarbeiter explizit daran denken? Kann ich in Datenfelder jeden Wert eintragen oder werden diese Werte geprüft? Ist bei Prüfungen sichergestellt, dass nur berechtigte Personen eine Freigabe erteilen können?

Nur wenn Sie all diese Kleinigkeiten automatisch prüfen und abgleichen, können Sie Ihren Teams Kapazitäten schaffen für das Einzige, was wirklich zählt - das Entwickeln großartiger Produkte!

Was lässt sich automatisieren?

Aber was heißt das konkret, „Das Potential der Toolchain ausnutzen? Ich möchte diese Frage mit einem Satz aus der DevOps-Welt beantworten: "It is important to automate the pain away." 

Beobachten Sie doch einmal in Ihrer täglichen Arbeit, ob Sie wiederkehrende Tätigkeiten in Jira ausführen. Könnten Sie z. B. neuen Kollegen Ihren Prozess einfach so erklären: „Immer wenn… dann musst Du eintragen.? → In diesem Fall ist Ihr Prozess ein Kandidat für eine Automatisierung per Jira Scripting.

An dieser Stelle möchte ich für Sie ein paar Use Cases und Ideen auflisten. So sehen Sie, wie sich mit Jira smarter arbeiten lässt und bekommen gleichzeitig ein Gefühl für die Möglichkeiten einer Automatisierung:

  • Use Case 1 - Methoden und Prozesse: Viele unserer Kunden nutzen Template-Projekte in Jira, um dort standardisierte Vorlagen-Tickets und „Lessons Learned zu sammeln. Hier kann man lange mit der „Clone Funktion von Jira arbeiten. Leider werden beim Clonen von Epics die verknüpften Stories nicht mitkopiert, womit dann doch wieder Handarbeit anfällt. Dieser Prozess der Epic-Anlage lässt sich programmatisch lösen. Wir haben in diesem Kontext für unsere Kunden auch schon Funktionen zur automatischen Zuweisung von Tickets über Wenn/Dann/Andernfalls-Logiken implementiert. Auch das Kopieren ganzer Projekte ist per Scripting möglich - etwa, wenn Sie in wiederkehrenden Arten von Kundenprojekten tätig sind.
  • Use Case 2 - Dokumentation: Ein klassischer Use Case aus diesem Bereich ist die Freigabe durch die Dokumentation. Aufgabe eines Scripts ist es in diesem Use Case, dass ein Feature nur dann auf „Erledigt gesetzt werden kann, wenn auch die Unteraufgabe „Dokumentation erledigt ist. Diese Freigabe kann nur durch Mitarbeiter der technischen Dokumentation (Rolle) erfolgen. Auch hier kamen wir mit den Conditions/Validators von Jira nicht mehr weiter und haben für unseren Kunden ein kleines Script umgesetzt.
  • Use Case 3 - Testing und QA: Dieser Use Case stammt aus der DevOps-Welt. In diesen Kontexten versuchen wir die Toolchain so zu integrieren, dass jede Rolle in seinem/ihrem Tool arbeiten kann - sprich: Product Owner in Jira, Entwickler in Bitbucket und der IDE etc. Entsprechend haben wir mit Scripting sichergestellt, dass automatisch Bug-Tickets in Jira erstellt werden, wenn in der CI/CD-Pipeline eine Fehlerwirkung aufgedeckt wurde. So ersparen wir den Software-Entwicklern den Overhead der Ticket-Anlage - ohne dabei auf ein sauberes Tracking verzichten zu müssen.
  • Use Case 4 - ITSM: Der vierte Use Case stammt aus dem Bereich des IT Service Managements. Hier beobachten wir beim Aufbau von Knowledge Bases oft ein „Kaltstart-Problem. Eine Knowledge Base ohne relevante Inhalte wird nicht genutzt - und ohne Nutzer lohnt es sich nicht, Inhalte zu erstellen. Auch hier lässt sich mit Automatisierungen gegensteuern. In diesem Fall haben wir für unseren Kunden ein Script umgesetz, was eine Confluence-Seite automatisch anlegt, sobald ein Incident auf „Resolved gesetzt wurde. Die so erzeugten Seiten mussten selbstverständlich noch überarbeitet werden, doch entfiel ein wesentlicher Teil der Abstimmung zwischen Entwicklung, Support und Dokumentation.

Nachdem wir nun Ideen gesammelt haben, was sich alles in Jira scripten und automatisieren lässt, schauen wir im nächsten Schritt, wann sich die Investition lohnt.

Wann lohnt sich Automatisieren?

Natürlich ist das Scripting mit Aufwänden verbunden - es handelt sich um Softwareentwicklungsprojekte. Zu den reinen Entwicklungsaufwänden kommen noch Aufwände für Anforderungserhebung, Abstimmung und QA hinzu. Nach Auslieferung des fertigen Scripts entstehen dann auch wiederkehrende Wartungs- und Betriebsaufwände, etwa muss nach einem Jira-Update geprüft werden, ob alle Automatisierungen noch funktionieren. Überlegen Sie also schon vor der Umsetzung einer Automatisierung, ob Sie im Notfall Kapazitäten zur Wartung solcher Scripte im Haus haben. Nur so können Sie verhindern, dass beim Weggang von Schlüsselpersonen eventuell unternehmenskritische Prozesse nicht mehr betreut werden.

Soweit einmal die Kostenseite.

Dem steht eine Risikominimierung gegenüber, denn wie in der Einleitung beschrieben gewinnen wir mit Scripting-Lösungen eine hohe Datenqualität von Anfang an. Durch den Wegfall von wiederkehrenden Tätigkeiten haben wir hier zudem die Möglichkeit, Engstellen in den Prozessen zu beseitigen. Hier können Sie zur Berechnung eines ROI z. B. abschätzen, wie oft ein Prozessschritt ausgeführt wird. Wie lang dauert jede Durchführung?

Aus der nüchternen Abwägung von Aufwand und Mehrwert bzw. Risikovermeidung ergibt sich dann die Antwort auf die Frage, ob sich eine Automatisierung bestimmter Prozessschritte für Sie konkret lohnt. Wenn etwa jedes Mal 5 Minuten notwendig sind, um einen Vorgang korrekt zuzuweisen, multipliziert mit 10 Wiederholungen pro Tag, mal Anzahl Tage… dann sind das über 4 Personenstunden, Woche für Woche.

Sie sehen also, ein Investment von 1-2 Personenwochen für Jira Scripting amortisiert sich bereits nach wenigen Monaten.

Wie automatisieren?

Für die Umsetzung solcher Ideen nutzen wir beim Software Quality Lab meist das Jira-Addon „Scriptrunner for Jira von Adaptavist, da es die komplette Authentifizierung und den Zugriff auf die Jira-API kapselt. Dieses Addon bringt auch eine kleine „Script Console" mit, in der sich auch ohne installierte IDE wie z. B. IntelliJ IDEA einfach und unkompliziert eigene Scripte erstellen lassen. Dabei hilft auch, dass die von Scriptrunner verwendete Script-Sprache „Groovy ist, die sehr schnell erlernbar ist.

In umfangreicheren Projekten arbeiten wir mit Kombinationen von Webhooks und API-Calls, etwa aus PHP-Scripten heraus. Diesen Ansatz nutzen wir zum Beispiel, wenn ein Datenabgleich mit Drittsystemen gefordert ist.

Für welchen Weg Sie sich auch entscheiden - wir blicken auf eine langjährige Erfahrung aus vielerlei Umsetzungsprojekten zurück.

Fazit

Wir haben gesehen, dass es bei Jira-Automatisierung nicht um Spielereien von Nerds in der IT-Abteilung geht. Dahinter stecken harte Zahlen - von Risikovermeidung bis zu Kosteneinsparungen. So erreicht die ganze Organisation einen höheren Reifegrad, denn der Prozess steckt nicht im vergilbten „ISO9000"-Ordner, sondern direkt im Tool. Dadurch gehört das alte Muster aus „Es wurde vergessen! / Wer ist schuld? / Ihr müsst dran denken! dann endlich der Vergangenheit an.

Wenn also auch Sie Ihren Sommer genießen wollen, statt wiederkehrende Tätigkeiten in Jira zu erledigen - sprechen Sie uns an, wir unterstützen Sie gern bei der Konzeption und Umsetzung Ihrer Scripting-Ideen!

Kontakt für Anfragen

Johannes Bergsmann

johannes.bergsmann@software-quality-lab.com

 +43 5 0657-420
 +43 676 840072 420

Fachlicher Kontakt

Martin Brüggemann

martin.brueggemann@software-quality-lab.com

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