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Blogeintrag

Gnunalp (Planung rückwärts) - Seminarplanung mit Portfolio für Jira

Tools 

Für alle Nutzer ist Jira ein Tool zum Aufgabenmanagement. Für viele auch ein Tool zum Planen. Für uns bei Software Quality Lab ist Jira auch ein Tool zur automatischen Sequenzplanung in der Academy. Erhalten Sie in diesem Beitrag einen exklusiven Blick hinter die Kulissen und sehen sie, wie die dynamische Sequenz- und Kapazitätsplanung mit agilen Methoden und Portfolio für Jira erfolgt.

In 3 Schritten zum Wann-Wer-Wo

Software Quality Lab ist Marktführer für professionelle methodische Trainings rund um die SW-Entwicklung. Hinter diesem Erfolg steckt viel Erfahrung und Know-How.

Wenn Sie unsere aktuellen Newsletter und Veranstaltungen mitverfolgen dann wissen Sie sicher, dass für uns beim Software Quality Lab das Projekt- und Produktmanagement ein wichtiges Thema ist. Doch wie gehen wir es an, wenn es nicht um eine Projektplanung geht, sondern um eine Sequenzplanung - wie etwa beim Heijunka in Fertigungsunternehmen? In diesem Beitrag gewähren wir Ihnen einen exklusiven Blick hinter die Kulissen und zeigen Ihnen, wie die dynamische Sequenz- und Kapazitätsplanung mit agilen Methoden und Portfolio für Jira erfolgt.

Die Aufgabenstellung

Monat für Monat bieten wir beim Software Quality unseren Kunden eine Vielzahl von Seminaren und Trainings an verschiedensten Orten in Deutschland, Österreich und der Schweiz an. Für jeden Kurs haben die Product Owner eine Frequenz vorgegeben (z. B. 1/Monat), wir kennen die Dauer der Kurse und haben speziell geschulte Trainer.

Also einfach alle anzubietenden Termine in einer Tabellenkalkulation untereinander reihen, schon fertig - so einfach gehts!

...leider nicht.

Beachtet werden müssen neben begrenzten Raumkapazitäten auch die Trainerkapazität und die Ressourcen bei der Planung im Vorfeld. Und was ist mit den Abhängigkeiten zwischen Trainern und Orten? Oh, und diesen Kurs bitte nur an diesem Standort! Wie wäre es mit einem Schwerpunktthema für den August? Dies sind eine Unmenge an Variablen, die in ihrer Komplexität nur schwer zu überschauen sind.

Wir haben lange intern experimentiert und nach dem optimalen Spezialtool für diese Aufgabe gesucht. Dynamische Planung? Ressourcenzuweisungen? Scheduling?
Schließlich beschlossen wir, die Tools zu nutzen, die bereits etabliert waren - und auf unsere Bedürfnisse anzupassen.

Und an diesem Punkt zeigte sich: Ein Job für Superman Portfolio für Jira!

Schritt 1 - Was?

Wenn Sie mit agilen Methoden vertraut sind, dann kennen Sie diesen Schritt bereits: Wir starten mit einem Backlog. Ziel ist eine priorisierte Liste aller Seminare, die wir durchführen wollen. Mehrere Durchführungen desselben Seminars sind dabei auch mehrere Einträge.

An dieser Stelle gibt es schon die ersten Abweichungen zum „normalen“ Projektmanagement:

  • Das „Wer?“ und das „Wann?“ bleibt frei!

Schritt 2 - Wann und wo? (Sequenzplanung)

Im nächsten Schritt nutze ich die Optimierungsfunktion von Portfolio für Jira. Dieses Feature war eigentlich für große und sehr große agile Teams gedacht - erfüllt in diesem Kontext aber genau unsere Anforderungen.

Basierend auf verschiedenen Variablen wie

  • Datumsvorgaben
  • Priorisierung
  • Logische Abhängigkeiten
  • Ressourcenverfügbarkeit
  • Fähigkeiten

…ermittelt Portfolio für Jira mir eine optimale Sequenz und macht auch bereits Vorschläge zur Ressourcenzuweisung – das Ergebnis sehen Sie in der Abbildung unten.

Portfolio Schedule

Um dies zu erreichen, haben wir Portfolio für Jira ein wenig „verbogen“:

  • Die Teams bestehen für unsere Seminarplanung nicht aus Menschen, sondern aus Räumen (denn dies ist unsere primäre Constraint)
  • Die Sprints sind 1-wöchig angelegt und heißen wie die Kalenderwochen KW31, KW32, …

Beispiel: Es gibt ein Team „Wien“ mit den beiden Ressourcen „Raum 1“ und „Raum 2“. Beide Räume zusammen haben eine Kapazität von 80 Seminarstunden/Woche. Somit erhalten wir in diesem Schritt auch gleich Vorschläge zum Standort und sogar zum geplanten Seminarraum!*
(* Try that in Excel)

Nun bestehen Seminare nicht nur auf der individuellen Leistung des Trainers oder der Trainerin - entscheidend ist auch die optimale Vorbereitung im Vorfeld. Auch hier haben wir in Portfolio für Jira eine Lösung gefunden – wir verwenden das Konzept der Stages.

Werfen Sie noch einmal einen Blick auf den Screenshot, wo Sie diese Stages als blaue und rote Farbe erkennen. Zu sehen ist etwa, dass in KW39 in München ein Kurs aus der Atlassian University vorbereitet werden muss, während ein Seminar zur Softwarearchitektur gehalten wird.

Schritt 3 - Inspect and Adapt

Wir beim Software Quality Lab glauben an die kontinuierliche Verbesserung. Wenn wir Ihnen also eine dynamische Seminarplanung vorstellen, dann untersuchen wir die errechnete Sequenzplanung im nächsten Schritt natürlich auf Optimierungsmöglichkeiten.

Auch hier nutzen wir Portfolio, konkret die „Kapazitätsplanung“, denn dort gibt es eine Bottleneck-Analyse.

In den Abbildungen unten sehen Sie, dass z. B. in Linz Ende Juli nur 50 % der Kapazitäten verplant sind. Woran liegt das? 
In diesem Beispiel ist die Einschränkung überraschenderweise nicht die Trainerkapazität, sondern die Planung im Vorfeld!

Portfolio Capacity

Fazit

Wie Sie sehen ist Portfolio deutlich mehr als ein komplexer Taschenrechner – es ermittelt einen Sequenzplan und schützt unsere Teams vor lokalen Überlastungen. Gleichzeitig hilft mir das Tool, Verbesserungspotenziale im Prozess zu identifizieren.

In unserer Welt der Softwareentwicklung haben wir normalerweise mit einem festen Leistungsumfang ("Scope") zu tun, kennen unsere Teams und ermitteln dann das „Wer macht was bis wann“. Wir planen.
Dieser Beitrag hat gezeigt, wie sich mit den vorhandenen Methoden (Agile) und Tools (Portfolio für Jira) eine dynamische Sequenzplanung erzielen lässt.

Wenn Sie mehr zu Portfolio, Jira oder unserer Academy erfahren wollen sprechen Sie uns gern an!

Kontakt für Anfragen

Johannes Bergsmann

johannes.bergsmann@software-quality-lab.com

 +43 5 0657-420
 +43 676 840072 420

Fachlicher Kontakt

Martin Brüggemann

martin.brueggemann@software-quality-lab.com

 +43 5 0657-137