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Blogeintrag

Jira jenseits von Tasks, Bugs und Stories: Einsatz als Asset Management System

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Atlassian Jira, das ist für viele „Das Ding mit den Tickets“. Man verwaltet Aufgaben, steuert große Projekte oder entwickelt gemeinsam komplexe Produkte. Dabei ist Jira so flexibel erweiterbar, dass es weit über „Aufgabenverwaltung“ hinaus eingesetzt werden kann - zum Beispiel im Asset Management. Dieser Beitrag zeigt Ihnen, wie!

Mehr als nur „Das Ding mit den Tickets“

Jira lernen viele zuerst als „das Ding mit den Tickets“ kennen - andere wissen, dass es „Workflows“ und „Boards“ gibt. Man verwaltet dort Aufgaben, steuert Projekte oder entwickelt Produkte. Dabei ist Jira doch eigentlich eine große Datenbank, die nahezu alles verwalten kann - zumindest alles, was einen Status hat. „Offen → In Bearbeitung → Erledigt“ ist dann nur eine von unzähligen Möglichkeiten. Wie wäre es stattdessen mit „Neu beschafft → Im Einsatz → In Reparatur → End of Life“?

Jira ist so flexibel anpassbar, dass es weit über „Aufgabenverwaltung“ hinaus eingesetzt werden kann - zum Beispiel für das Asset Management Ihrer IT.

Jira als Asset-Management-System

Bei vielen unserer Kunden ist Jira seit langem im Einsatz. Oft startet ein einzelnes Team im Bereich der (Software-)entwicklung, dann kommen schnell Qualitätssicherung/Testen und der IT Support hinzu. Nach und nach entdecken dann auch das PMO und viele andere Fachabteilungen die Vorteile eines Single Point of Truth. Durch diese sehr organische Verbreitung ist der Umgang mit Jira, vielen Mitarbeitern vertraut und es gibt in der Regel gut ausgebildete Administratoren, die Anpassungen vornehmen können.

Begriffe wie Workflows, Custom Fields oder Custom Issue Types sind für Ihre Teams in diesem Fall kein #neuland.

In diesem Beitrag wollen wir Ihnen zeigen, wie Sie die Flexibilität von Jira nutzen können, um einen ganz neuen Einsatzzweck zu erschließen - nämlich die Verwaltung von Assets wie Servern, Laptops oder Displays in Ihrem IT-Betrieb.

Noch kein Admin? Hier finden Sie unsere Schulungen für Atlassian.

Schritt 1: Ein neues Jira-Projekt anlegen

Um Assets verwalten zu können, müssen wir uns im ersten Schritt Platz schaffen. Das Äqivalent einer weißen Leinwand in Jira ist immer ein neues Projekt. Auf diese Weise können wir auch einen eigenen Nummernkreis („Key“) festlegen, zum Beispiel „TAG" (warum, das erklären wir Ihnen später).

Unser neues Projekt erhält von uns nur einen einzigen Issue Type („Asset“), zum Beispiel mit diesem Workflow:

  • Neu beschafft

  • Im Einsatz

  • In Reparatur

  • End of Life

An diesem Punkt können wir bereits Assets anlegen.

Erinnern Sie sich an die Zeiten, wo der ganze Büroalltag nur aus Listen bestand? Jetzt ist der Zeitpunkt gekommen, diese loszuwerden - z. B. per CSV-Import nach Jira!

Nachdem wir nun ein Projekt, einen Workflow und Daten haben, können wir uns Dashboards anlegen und bekommen so schnell eine Übersicht, z. B. alle Geräte, die dem Mitarbeiter Martin zugewiesen sind.

Ergebnis? TAG-1337.

Jira asset management filter result
Jira asset management sample workflow

Schritt 2: Verlinkungen mit Incidents, Dokumentation und Work Orders

No man is an island...

...und genauso sollte es mit unseren Assets auch sein. Aus Daten entstehen Information und Wissen erst durch Kontext und Verknüpfungen. Im nächsten Schritt verknüpfen wir also das Laptop „TAG-1337“ mit anderen Jira-Projekten und auch mit Confluence-Seiten.

  • Beispiel Jira Service Desk: Hier können wir mit Incidents und Problems verknüpfen, z.B. „Mein Laptop startet nicht richtig“
  • Beispiel Support-Projekt in Jira, IT Operations: Hier können wir mit Arbeitsaufträgen verknüpfen, z. B. „Laptop des Mitarbeiters einschicken“
  • Selbstverständlich brauchen wir auch Dokumentation - und nutzen hierfür Confluence-Seiten.

Somit können wir nun folgende Fragestellungen beantworten:

  • Welche Incidents stehen mit der Gerätenummer TAG-1337 in Zusammenhang? (dies ergibt sich durch die Verknüpfungen mit den Incidents in Jira Service Desk)
  • Wer hat das Gerät zuletzt gewartet und warum? (dies ergibt sich aus verknüpften Arbeitsaufträgen)
  • Wann wurde es gekauft und wo? (dies ist in der Confluence-Dokumentation ersichtlich)
Jira Asset management with linked issue

The next level 

An dieser Stelle haben wir mit wenig Aufwand erreicht, dass Aufgaben für den IT-Betrieb mit Assets verknüpft sind. Jedes Asset hat eine eindeutige Nummer, zum Beispiel in meinem Fall „TAG-1337".

Denken wir einmal weiter!

Wie wäre es, wenn die KollegInnen aus dem IT-Betrieb einfach nur einen QR-Code auf meinem Laptop scannen müssten, um Zugriff auf alle relevanten Daten, Incidents und Dokumentation zu erhalten? Leichter getan als gesagt!

Alles, was wir tun müssen, ist einen Link zu folgender Adresse als QR-Code abzubilden: jira.example.com/browse/TAG-1337

Diesen QR-Code können wir nun einfach mit einem Label Drucker drucken und an den Laptops der Mitarbeiter anbringen. Dort kann der Code dann zum Beispiel mit einem Smartphone eingescannt werden.

QR Code

Erweiterbarkeit, Schnittstellen

Allein nur dadurch, dass wir unsere Assets in Jira abbilden, können wir schnell und einfach Suchabfragen durchführen und diese speichern („Filter"). Ergebnisse von Filtern können als CSV exportiert werden, etwa zur Weiterbearbeitung in Tabellenkalkulationen.

Für Erweiterungen und Anbindungen an Drittsysteme empfehlen sich jedoch meist Live-Schnittstellen, etwa per Webhook oder API. Somit können wir unsere Jira-Asset-Verwaltung zum Beispiel an ein ERP-System anbinden.

Bei Infrastruktur (Server, Netzwerkausrüstung) empfiehlt sich zudem eine strenge Kontrolle der jeweiligen Änderungsstände. Nur so lässt sich im Ernstfall zurückverfolgen, welche Änderung (Change) einen bestimmten Ausfall (Incident) verursacht hat. Eine Anbindung unserer Jira-Asset-Verwaltung an eine Bitbucket-Instanz mit Git kann hier helfen!

Folgender Use Case wäre denkbar:

  1. Ein Change Request wird in Jira Service Desk erstellt und direkt mit dem betroffenen Asset verlinkt.
  2. In der Versionsverwaltung im Bitbucket wird ein neuer Branch erstellt, um alle Änderungen zu sammeln. Dieser wird mit dem Change Request verlinkt.
  3. Die Schritte zur Umsetzung des Changes werden in Confluence gesammelt.
  4. Basierend auf den bereitgestellten Informationen wird der Change Request im CAB* genehmigt.
  5. Nun wird automatisch ein Arbeitsauftrag mit Tag und Uhrzeit der durchzuführenden Änderung angelegt.
  6. Nach erfolgreicher Änderung (Qualitätssicherung, anyone?) wird der Change Request geschlossen.

Somit entsteht eine Ende-zu-Ende Rückverfolgbarkeit für alle Änderungen. ISO-Auditoren werden Sie lieben!

* CAB = Change Advisory Board

Was noch fehlt

Alle hier vorgestellten Funktionen von Jira funktionieren auch ohne Addons. Ohne Addons kann Jira allerdings nicht rechnen - was aber zum Beispiel für die Ermittlung von Abschreibungen oder Restwerten von Hardware notwendig wäre.

Hier empfiehlt es sich allerdings, eher externe Schnittstellen zu ERP-Systemen oder Buchhaltungssoftware in Betracht zu ziehen - sprechen Sie uns an!

Wussten Sie schon?
Wenn Sie alle hier gezeigten Funktionen (und noch mehr) in einer App gebündelt haben möchten, dann ist Riada „Insight“ vielleicht etwas für Sie - sprechen Sie uns an!

Fazit

Wir haben gesehen, wie sich die Flexibilität und Anpassbarkeit von Jira nutzen lässt, um Einsatzmöglichkeiten jenseits von klassischer Aufgabenverwaltung zu erschließen. Wenn wir mit unseren Ideen und Anregungen Ihr Interesse geweckt haben, kontaktieren Sie uns!

Kontakt für Anfragen

Johannes Bergsmann

johannes.bergsmann@software-quality-lab.com

 +43 5 0657-420
 +43 676 840072 420

Fachlicher Kontakt

Martin Brüggemann

martin.brueggemann@software-quality-lab.com

 +43 5 0657-137