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Blogeintrag

Projekte aktiv steuern statt nur nachverfolgen - mit BigPicture for Jira

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Stellen Sie sich Projektmanagement einmal als Auto vor, ein Roadtrip von Österreich nach Italien. Sind Sie Beifahrer oder Fahrer?

Schauen Sie in den Rückspiegel und beobachten nur, was in Ihren Projekten passiert ist? Oder schauen Sie nach vorn, den Blick weit über die Motorhaube - mit vorausschauender Planung und Steuerung?

Dieser Beitrag zeigt Ihnen, wie Sie mit BigPicture for Jira eine Bottom-Up Planung und Steuerung umsetzen - Live.

Projektmanagement, egal ob Wasserfall oder Agile, muss irgendwann eine Antwort liefern auf die Frage „Was kostet das?“, gefolgt von „…und wann wird es fertig sein?“. Bei kleinen Teams oder Umgebungen mit nur wenigen Projekten ist diese Frage gut auch mit Whiteboards, Microsoft Office-Produkten, Google Docs oder auch Trello zu beantworten.

Dieser Ansatz stößt jedoch schnell an seine Grenzen - vor allem in größeren Organisationen. Vor allem, wenn mehrere Teams involviert sind, Teams gleichzeitig an mehreren Projekten arbeiten oder mehrere vernetzte Projekte über ein zentrales Projekt- oder Programm-Management Office/PMO abgewickelt werden, kommt man auch mit Microsoft Project irgendwann nicht mehr weiter - wer soll die Daten aktuell halten? Ich selbst war schon in Unternehmen beschäftigt, wo allein das Aktualisieren von MS Project Dateien eine ganze Planstelle ausgefüllt hat (meist als Stabsstelle oder PMO-Assistenz abgebildet).

Wo ist mein Gantt-Chart? Planen statt tracken!

Der Einstieg: Aufgabenverwaltung, jenseits von Excel

In meiner Zeit als Projektmanager hatte ich 3 wichtige „Werkzeuge“ in meiner Toolbox: Bitte. Danke. Und ein Paar Turnschuhe. Mit den Turnschuhen bin ich als Projektleiter täglich zu jedem Teammitglied gelaufen, um den aktuellen Bearbeitungsstand von Aufgaben einzuholen (… und mitunter daran zu erinnern dass … nunja, wirklich, wichtig, nicht vergessen …). Um diesen Prozess weniger „sportlich“ zu gestalten kann man in kleinen Teams und Umgebungen mit nur wenigen parallelen Projekten z. B. Whiteboards verwenden, aber auch Microsoft Office-Produkte, Google Docs oder Trello.  Diese Lösungen sind ein guter Einstieg, skalieren jedoch nur schwer und stoßen bei großen (stark verteilten) Organisationen schnell an ihre Grenzen. 

Hier kommt dann Jira ins Spiel: Bereits in der Basisversion „Jira Core“, ohne jegliche Apps, ist Jira für ein Taskmanagement in diesem Kontext gut geeignet. Aufgaben können mit Fälligkeitsdatum, Priorität, Aufwand und Bearbeiter angelegt und nachverfolgt werden. Die Sichtbarkeit von Aufgaben kann je nach Projekt und Rolle gesteuert werden. Selbstverständlich sind auch individuelle Suchabfragen möglich, z. B. eine Suche nach Datum und dem Schlagwort/Label „jour_fixe“. Gespeicherte Suchabfragen können als Filter gespeichert und abonniert werden - die optimale Voraussetzung für alles, was in diesem Beitrag noch kommt.

Auf dieser Stufe erhalte ich bereits eine saubere Nachverfolgung aller aktuell laufenden Aufgaben. Ich habe die Chance, langweilige Statusmeetings zu reduzieren – allerdings arbeite ich noch immer nur über den „Rückspiegel“.

Unser Task Management aus dem Schritt 1 hat einen Nachteil: Bei sehr großen Projekten mit mehreren 100 oder 1000 Aufgaben wird die tabellarische Darstellung schnell unübersichtlich.

Der Blick nach vorn

Die vertraute (und managementtaugliche) Darstellungsform hierfür ist in der Regel ein Gantt-Chart. Im Gegensatz zu den ausgedruckten DIN-A0-Plänen, die bereits zum Zeitpunkt des Drucks begannen zu veralten, bietet die Kombination von Jira und „BigPicture“ jedoch eine voll interaktive Gantt-Ansicht.

Dargestellt werden

  • Aufgaben
  • Meilensteine
  • Abhängigkeiten
  • Sammelaufgaben („Vorgänge“).

Dabei ist diese Ansicht dynamisch: Statusinformationen sowie Plan- und Istaufwände werden *live* genutzt, um das Gantt-Chart zu aktualisieren. Mit diesem Werkzeug kann ich als Projektleiter Abweichungen unmittelbar erkennen und agieren statt nur zu reagieren.

Pro Tip: Nutzen Sie ein Template-Projekt, um bei der Neuanlage von Projekten effizienter zu werden und Lessons Learned direkt anzuwenden!

Projectscope Gantt
Unterterminplan Gantt

Wir arbeiten mit Menschen

Setzt man eine Ressourcenplanung in Microsoft Excel um, so gibt es meist ein „Auslastungs-Excel“, mit einer bedingten Formatierung grün/gelb/rot für die Auslastung. Dieser Ansatz ist insofern sehr geduldig, als dass ich selbst in so einem Kontext nicht selten zu mehreren 1000 % ausgeplant wurde - womit wir knapp im Bereich des Unrealistischen unterwegs sind.

Das Problem ist, dass eine solche Ressourcenplanung keine direkte Verknüpfung zur Projektplanung hat; dieser Abgleich muss oft manuell erfolgen. Innerhalb von BigPicture for Jira gibt es hierfür ein eigenes Modul für die „Ressourcenplanung“.

Der große Vorteil ist, dass der Projektleiter die Auslastung eines Mitarbeiters und die jeweils zugewiesenen Aufgaben in ein- und derselben Ansicht sehen kann, Seite an Seite. Angezeigt werden hier auch Warnungen bei Überbuchungen – keine 1000 % Auslastungen mehr.

Zur Ressourcenplanung gehört auch die Frage „Wer kann was“, bzw. „Wer hat welche Fähigkeiten und Qualifikationen?“. Mit dem  Modul „Skills“ von BigPicture lassen sich Engpässe finden, um auch in der Personalentwicklung vorausschauender agieren zu können.

Unterterminplan Ressourcen

Mit den Bausteinen Aufgabenverwaltung, Gantt-Chart und Ressourcenplanung kommen wir nun zur Königsdisziplin: Der Roadmap-Planung (z. B. durch das Projekt-/Programm-Management Office oder PMO).

Erinnern Sie sich kurz an den Anfang dieses Beitrags, wo wir das Konzept der Filter vorgestellt haben. Da BigPicture alles anzeigen kann, was als Filter-Ergebnis von Jira darstellbar ist, sind Gantt-Charts auf mehreren Hierarchie-Ebenen möglich.

Während auf Team-Ebene einzelne Aufgaben nachverfolgt werden, interessiert sich das Programm-Management für die Meilensteine und Abhängigkeiten zwischen Projekten. Auf dieser Ebene, sozusagen der Vogelperspektive, finden wir oft auch eine Szenarien Planung „…was wäre wenn“.

Hier hilft uns die Baseline-Funktion, mit der ich mehrere Versionen eines Projektplans miteinander vergleichen kann.

Fazit

Jede Aufgabenverwaltung ist besser als keine. Aber wie der Handwerker sagt: „Richtiges Werkzeug = halbe Arbeit“. Nur professionelle Werkzeuge erlauben uns, auch in der Projektplanung skalierbar und schneller zu werden. Ein Beispiel haben wir in diesem Beitrag vorgestellt: BigPicture for Jira.

Wenn Sie mehr erfahren wollen, kontaktieren Sie uns - oder besuchen Sie uns auf einem der kommenden Software Quality Breakfast - Termine!

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