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Blogeintrag

Starten sie den Turbo: Projektcontrolling und Ressourcenmanagement mit Tempo

Tool-Expertise  Projektmanagement  Aufwandsschätzung  Task-Management-Tools 

Projektcontrolling und Ressourcenmanagement jenseits von Excel-Listen? Machen Sie Ihren Teams jetzt das Leben leichter, mit Jira und den „Tempo“-Addons!

Komplexe Produkte - Das Ergebnis unzähliger Abstimmungen und Feedbackschleifen

Ist Ihnen schon einmal aufgefallen, dass unsere komplexen Produkte heutzutage das Ergebnis einer Unmenge an Entscheidungen sind - in Code gegossene Abstimmungen und Meetings? Die Aufgabe des Projektmanagements ist es nicht mehr, möglichst präzise Gantt-Charts zu erstellen, sondern die vielen Informationen zu verarbeiten, zu bewerten und zu gewichten. Aus Projekt-Managern werden Projekt-Dirigenten.

Damit rückt der Feedback-Kanal in den Fokus:
Wir benötigen eine optimale Transparenz der Projektaufwände, um (besser) planen zu können!

Projektaufwände sichtbar machen, um (besser) planen zu können!

Für den folgenden Abschnitt bediene ich mich eines klassischen Werkzeugs aus dem Projektmanagement: Dem „Project Triangle“. Für die, die dieses Dreieck noch nicht kennen, ein kurzes Beispiel.
In einem Projekt vereinbare ich mit meinem Kunden einen bestimmten Arbeitsumfang (Scope) zu einem bestimmten Termin (Time). Mein Kunde bittet mich, etwas früher zu liefern. Gute Mitarbeiter sind schwer zu finden, somit ist die Ressourcenseite (Cost) in diesem Fall unveränderlich. Was bleibt mir also? Ich muss den Arbeitsumfang verkleinern. Mit derselben Logik kann ich auch überlegen, was bei einem vergrößerten Arbeitsumfang geschieht. Bei konstanten Ressourcen ist in diesem Fall die einzige (realistische) Möglichkeit, später* zu liefern.

Doch warum dieser Exkurs?

Während Jira als Projektmanagement-Werkzeug bei der Visualisierung des Arbeitsumfangs sehr stark ist und auch bei der Terminplanung mit Backlog-Ansicht, Version-Report oder Burndown-Charts ein ideales Werkzeug ist, hat Jira von Haus aus bei der Ressourcenplanung noch Schwächen. Exakt hier setzen Addons wie die „Tempo“-Produkte an - mehr dazu erfahren Sie in den folgenden Use Cases.

* diesen sehr offensichtlichen Schluss ziehen wir leider in der Praxis viel zu selten - da hoffen wir bis zum letzten Moment, dass es sich doch irgendwie ausgeht

Time Coast Scope

Use Case 1 - Kapazitätsplanung im industriellen Umfeld

Ein Industrieumfeld - das bedeutet überwiegend Prozess-getriebenes Arbeiten und Begriffe wie „Aufbauorganisation“. Hier sind die Ressourcen meist konstant, die Zeiterfassung dient hier zur Vorwärts-/Rückwärtsterminierung von sehr langlaufenden Projekten. Falls es monatliche „Stundenzettel“ gibt, so werden diese jedenfalls nur intern verwendet.

In diesem Fall ist die Annahme der Projektleitung, dass eine vom Ressourcenmanagement zugeteilte Ressource voll im Projekt mitarbeitet - oder bei geteilten Ressourcen zum vereinbarten Prozentsatz. Die (stark vereinfachte) Rechnung ginge dann so, dass ein Aufwand von 20 Personentagen - geteilt durch zwei Vollzeitäquivalente eine Durchlaufzeit von 10 Tagen ergibt (20PT/2Personen = 10Tage).

Wie kommt es nun, dass diese Rechnung nie aufgeht!?

Wenn wir hier als Berater eingeladen werden, so analysieren wir zunächst (z. B. gemeinsam mit den Scrum Mastern), woran ein Team aktuell arbeitet. Oft lautet dann die erste Rückmeldung aus den Fachabteilungen: „Die Entwickler entwickeln. Tester testen. Eh klar“.

Erst wenn man hier etwas tiefer gräbt zeigt sich ein differenzierteres Bild:

Plötzlich ergibt sich, dass unter „Entwickeln“ auch Tätigkeiten wie Support, Vertriebsunterstützung oder IT-Betrieb fallen - alles Tätigkeiten, die von der geplanten Entwicklungszeit und Kapazität abgehen. Diese „Schattenarbeit“ wird teilweise auch am Teamleiter vorbei direkt zugewiesen. Von der nun verbleibenden Kapazität müssen dann noch die diversen internen Meetings, die Weiterbildungen und natürlich die wohlverdienten Urlaube abgezogen werden.

Wenn wir dann fragen, warum dies so ist? Historisch gewachsen.

Wenn es doch nur ein Tool gäbe, welches dabei hilft, diese „Schattenarbeit“ sichtbar zu machen.

(Jingle)

Exakt hier kommt Tempo Timesheets ins Spiel, ein Addon für Jira Server und Jira Cloud.

Die Grundidee von Tempo Timesheets ist es, nicht nur mit einem Wert für die Aufwandsschätzung zu arbeiten, sondern gleich mit dreien: Ursprüngliche Schätzung, Restaufwand und Ist-Aufwand. Wenn man nun die verschiedenen Tätigkeiten kategorisiert, dann erhält man exakt so eine Auswertung: Wer arbeitet woran?

 Tip/Idee: Mit Custom-Schnittstellen können Sie Ihre Zeiterfassung z. B. auch mit dem ERP-System integrieren! Sprechen Sie uns dazu an!

Hier erleben wir dann oft einen „Aha-Effekt“, denn hier zeigt sich dann schwarz orange auf weiß, wie viele interne Tätigkeiten wir jeden Tag quasi nebenbei erledigen. Das Verhältnis von angenommener Kapazität zu tatsächlich vorhandener Kapazität beträgt nicht selten 2:1, daher 50 % weniger als in der Planung angenommen.

Tempo Team-Utilization
Dashboard - Hours per Account

Use Case 2 - Accountmanagement für Agenturen

In Dienstleistungsbetrieben ist meist das Projekt oder der Account die zentrale Einheit, um die sich alles organisiert, nicht die Fachabteilung. Dabei ist z. B. im Marketing jede Kampagne ein eigenes kleines Mikroprojekt - mit eigener Anforderungserhebung, Planung, Durchführung und Qualitätssicherung. Durch die eher kurzen Durchlaufzeiten dient die Zeiterfassung hier weniger der Terminierung (diese kommt meist vom Kunden oder ergibt sich durch Ereignisse, Feiertage etc.), als vielmehr dem Reporting und Controlling.

Hier muss das Account Management auf Knopfdruck sehen können:

  • Wer arbeitet für meinen Account und meine Kunden?
  • Sind alle monatlichen Stundenzettel vorhanden, geprüft und freigegeben?
  • Erreichen die Teams ihre Umsatzziele?
  • Kommen wir mit den Budgets aus?

Moment! Accounts, Umsätze, Budgets? Wir sind nur eine kleine Firma, das betrifft uns alles nicht!

Ein guter Einwand, doch im Agenturgeschäft ist die Zeiterfassung in der Regel die Grundlage für die Rechnungslegung. Ihre Rechnungen müssen korrekt sein und eine bestimmte Qualität aufweisen, damit Ihre Kunden Ihren Rechnungen vertrauen. Somit betrifft dieses Thema auch kleine Firmen, denn zufriedene Kunden kommen wieder!

 

Use Case 3 - Einsatzplanung und Ressourcenmanagement

Eine weitere Frage, die sich mit Jira Out-of-the-box nur schwer beantworten lässt, lautet Wer kann dieses Projekt übernehmen?. Es gibt zwar einige Reports, aber das Konzept des Skill Managements fehlt z. B. komplett.

Hier interessiert sich die Rolle des Ressourcenmanagers (oft auch die Personalabteilung) für eine vorausschauende Projektplanung und Fragen wie

  • Wer ist in welchem Team?
  • Ab wann? Vollzeit? 38,5 Stunden?
  • Wer hat wann Urlaub, und welchen Einfluss hat dies auf die Kapazitätsplanung?
  • Wer kann welche Rollen übernehmen (Skillset)?

Als Erklärung, warum dies relevant ist, eine kurze Anekdote. Vor einigen Jahren war ich in einem Unternehmen angestellt, in dem ich die Transformation vom Startup zum soliden Mittelständler begleiten durfte. Plötzlich gab es Prozesse, Rollen - und eben auch Reporting, Controlling, Einsatzplanung. Der erste Zugang war wie so oft - Microsoft Excel. Nun ist Papier geduldig (genauso wie Excel-Formeln) und führt keinen Reality-Check durch. Die Folge? Da ich in meiner Rolle als Technical Writer jedem Projekt zugewiesen wurde, kam ich dort auf eine Planauslastung von 1400 % - womit wir knapp im unrealistischen Bereich waren.

Beim Ressourcenmanagement geht es also nicht um Überwachung und Kontrolle - es geht hier um einen Schutz der Teams. Schutz vor Überlast. Schutz vor sich ständig ändernden Priorisierungen.

Tempo Planner

Fazit - Besser steuern durch mehr Sichtbarkeit

In diesem kurzen Beitrag zum Projektcontrolling und Ressourcenmanagement haben wir gesehen, dass es im Projektmanagement nicht nur um den Vorwärts Kanal geht - das Erheben von Anforderungen, Setzen von Prioritäten, Aufwandsschätzungen, Terminplanung. Mindestens genauso wichtig ist der Rückkanal, denn nur so erhalten wir ein sauberes Reporting und kann Abweichungen erkennen. Hierbei half uns das Projekt-Dreieck mit seinen 3 Dimensionen Aufwand, Zeit und... Kosten.

Wenn auch Sie den blinden Fleck beseitigen möchten, den Jira Out-of-the-Box beim Thema Kosten hinterlässt, dann sind die Produkte aus der „Tempo-Familie ideale Addons für Ihre Atlassian-Landschaft!

Sprechen Sie uns an, wir beraten Sie gern.

Kontakt für Anfragen

Martin Brüggemann

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Fachlicher Kontakt

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