Ein Use Case beschreibt eine Aktivität als Abfolge von Arbeitsschritten, die in einer Software durchgeführt werden müssen, um ein für den Anwender wertvolles Ergebnis zu erreichen. Eine User Story beschreibt ebenfalls eine Aktivität in einer Software, die ein Anwender durchführt, um etwas Wertvolles zu erreichen. Inhaltlich beschreiben also Use Case und User Story genau dasselbe. Der Unterschied liegt allerdings darin, wie die Aktivität beschrieben wird.
Bei einem Use Case werden Normalablauf, Alternativszenarien und Fehlerfälle Schritt für Schritt beschrieben. Es werden Vorbedingung, Nachbedingung, Auslöser, Regeln und Ergebnis beschrieben. Um einen Use Case ordentlich spezifizieren zu können, muss man also schon eine sehr genaue Vorstellung haben, wie die Aktivität ablaufen soll.
In vielen Fällen weiß man aber zum Zeitpunkt der Spezifikation noch nicht so genau, wie die Aktivität im System eigentlich laufen soll. Eine User Story ist hier wesentlich flexibler. In einer User Story werden lediglich im Titel Akteur, Aktivität und Zweck benannt. Danach folgt eine Liste von Akzeptanzkriterien, die die Umsetzung der Story erfüllen muss. Wie nun im Detail die Schritte, Regeln, Ergebnis etc. aussehen sollen, lässt man noch offen. In vielen Projekten wird dann während der Implementierung iterativ erkundet und entwickelt, was denn am besten passt, um die Akzeptanzkriterien zu erfüllen.
Diese Erkenntnis kann man sich nun als Produkt Manager oder Product Owner zunutze machen, um je nach Thema flexibel zu entscheiden, ob man eine Aktivität eher als Use Case oder als User Story beschreiben möchte. Die Beschreibungsform des Use Case wählt man immer dann, wenn man schon eine sehr genaue Vorstellung hat, wie die Umsetzung im System ablaufen soll. Als User Story beschreibt man alles, wo man noch keine genaue Vorstellung hat, wie das im System jetzt im Detail ablaufen soll, sondern lediglich Kriterien nennen kann, die das ganze am Ende erfüllen muss. Ein Produkt-Backlog kann dann entsprechend natürlich auch bunt gemischt sowohl Use Cases und User Stories enthalten.
In der Umsetzung kann ein Use Case oft schnell implementiert werden, da schon recht klar ist, was zu tun ist. Eine User Story braucht oft mehrere Iterationen, bis man gemeinsam herausgefunden hat, wie es am besten sein soll und dies dann umgesetzt ist.
Sowohl Use Case als auch User Story sind Werkzeuge, die jeder PM oder PO in seinem RE Werkzeugkoffer haben sollte. Je nach Situation wählt man dann das richtige Werkzeug.
